Osnove rada u programu, prikupljanje i unos podataka

Ishodi

OŠ INF A.7.3. prikuplja i unosi podatke kojima se analizira neki problem s pomoću odgovarajućega programa, otkriva odnos među podatcima koristeći se različitim alatima programa te mogućnostima prikazivanja podataka
uku B.3.1. uz povremenu podršku učenik samostalno određuje ciljeve učenja, odabire strategije učenja i planira učenje
osr B.3.2. razvija komunikacijske kompetencije i uvažavajući odnose s drugima

Ciljevi učenja

• Učenici će razumjeti osnovne funkcije Excel programa i naučiti kako unositi, organizirati i analizirati podatke u tabličnom obliku.
• Razviti vještine izrade, oblikovanja i spremanja Excel radnih knjiga s više radnih listova.
• Primijeniti osnovne naredbe kao što su “Spoji ćelije”, “Poravnanje”, te upravljanje stupcima i redovima.
• Shvatiti važnost proračunskih tablica u svakodnevnom životu i njihovom korištenju u različitim industrijama.

UVOD

Zbog velikih količina informacija koje ljudi danas moraju obrađivati, javlja se potreba za programima koji omogućuju unošenje velikog broja podataka u tablice.

Proračunske tablice su takav moćan program zbog kojega su korisnici kupovali računala kako bi se mogli koristiti tim programom. One omogućuju ljudima da na jednome mjestu prikupljaju i unose veliki broj podataka te da unesene podatke analiziraju, obrađuju i prikazuju. U današnje se vrijeme mnoštvo organizacija koristi proračunskim tablicama u svojem poslovanju, a često se koriste i za osobne potrebe korisnika.

U ovoj ćemo cjelini govoriti o važnosti programa za izradu proračunskih tablica, upoznat ćemo se s programom MS Excelom, pokazat ćemo mogućnosti koje nam program nudi i kako naučeno možemo primijeniti.

Jeste li se ikada zapitali kako velike tvrtke, kao što su trgovine, organiziraju podatke o prodaji? Ili kako učenici prate svoje ocjene? Kako roditelji planiraju kućni budžet? Sve to uključuje tablične proračune, a upravo danas učimo o alatu koji to olakšava – Microsoft Excel.

Možda ste čuli i za pojam Killer aplikacija (eng. Killer Application ili skraćeno Killer App). U povijesnom razvoju računala, svaki je korak imao ključnu aplikaciju koja je zaslužna za uspjeh tog koraka. U informatičkim se krugovima takve aplikacije nazivaju Killer aplikacijama. Za razvoj osobnih računala (Personal Computer, skraćeno PC), prva takva aplikacija bile su upravo proračunske tablice.

Primjerice, tvrtka Apple je 1977. godine počela proizvoditi računalo Apple II. Njegovim je pojavom na tržištu pokrenut razvoj osobnih računala i korisničkih programa. Iako je prodaja isprva bila skromna, privukla je ljubitelje računala. No, sredinom 1979. godine, prodaja se proširila i na poslovno te profesionalno tržište kada je pokrenut program za izradu proračunskih tablica VisiCalc. VisiCalc se smatra prvom Killer aplikacijom u povijesti osobnih računala.

Excel vam može pomoći u svakodnevnom životu, od izrade jednostavnih popisa do složenih financijskih analiza i koristi se u gotovo svim industrijama. Znanje o tome kako unositi, organizirati i prikazati podatke kroz ovaj program pomoći će vam u školi, na poslu i kasnije u životu. Važno je znati kako se alat može koristiti za analizu podataka i donošenje zaključaka na temelju njih.

Evo nekoliko primjera gdje se Excel koristi u svakodnevnom životu:

• osobne financije: praćenje prihoda i troškova, izrada kućnog budžeta, planiranje štednje
• planiranje događaja: organizacija rođendana, vjenčanja ili izleta – Excel olakšava praćenje zadataka, gostiju i troškova
• analiza podataka u školi: pratiti ocjene i izračunati prosjeke tijekom školske godine
• poslovanje: izrada poslovnih izvještaja, praćenje zaliha, prodaje i analize tržišta

GLAVNI DIO

Osnove rada u programu, prikupljanje i unos podataka

Prvo ćemo se upoznati s osnovnim pojmovima i radom u Excelu. Excel je dio Microsoft365 paketa i njegova je primarna funkcija rad s podacima organiziranim u tablicama. Kao što smo spomenuli, to vam može pomoći u školskim zadacima (npr. popis ocjena) ili kod organizacije osobnih financija (npr. praćenje kućnog budžeta).

Proračunske tablice su programi koji služe za prikaz i obradu različitih podataka u tablicama i glafovima radi boljeg razumijevanja. Microsoft Excel je program posebno namijenjen radu s podatcima organiziranim u tablice, a često ga se naziva i tabličnim kalkulatorom.

Podaci u Excelu se unose u ćelije, a te ćelije su organizirane u stupce (označene slovima, kao što je prikazano na slici, npr. zaglavlje stupca označeno slovom “A”) i retke (označene brojevima, npr. zaglavlje retka označeno brojem “1”). Svaka ćelija ima svoju adresu (npr. A1, B3), koja se sastoji od slova (za stupce) i brojeva (za retke). Na slici vidimo kako je ćelija smještena na presjeku stupca i retka, a vidljive vodoravne crte nisu vidljive pri ispisu na papir, osim ako drugačije ne odredimo.

Na slici vidimo Excel tablicu u kojoj je trenutno aktivna ćelija označena zelenim okvirom. Aktivna ćelija je ona ćelija u koju trenutno možemo unositi podatke ili s kojom možemo izvršavati određene radnje. U ovom slučaju, aktivna ćelija je smještena u stupcu B i retku 4, a njezina adresa prikazana je u gornjem lijevom kutu kao B4. Adresa ćelije sastoji se od slova koje predstavlja stupac (B) i broja koji predstavlja redak (4). Dakle, aktivna ćelija se nalazi na presjeku stupca B i retka 4, te je spremna za unos podataka.

Također, u Excelu možete raditi na više radnih listova (prostor unutar radne knjige gdje unosimo, obrađujemo i prikazujemo podatke), a listovi su prikazani na dnu, kao što vidimo na primjeru listova označenih kao “List1”, “List2” i “List3”. Za navigaciju kroz veće tablice možete koristiti klizače, kao što je prikazano na desnoj strani slike. Na taj način, Excel vam omogućuje da točno znate gdje su smješteni vaši podaci i kako njima upravljati.

Što je radna knjiga u Excelu i kako njome upravljati?

Excel datoteka naziva se radna knjiga. U nju unosimo, obrađujemo i spremamo podatke. Kada prvi put otvorimo Excel, automatski se kreira radna knjiga pod nazivom Knjiga1, ali pri spremanju datoteke možemo promijeniti taj naziv i dati joj ime po želji.

Baš kao što knjiga ima stranice, tako i radna knjiga u Excelu sadrži radne listove. Svaki radni list služi za unos i organizaciju podataka. U početku radna knjiga sadrži samo jedan radni list, no možemo dodati nove ili preimenovati postojeće. Radni listovi su korisni za odvajanje različitih skupova podataka unutar jedne datoteke.

Da bismo upravljali radnim listovima, desnim klikom na naziv lista otvaramo skočni izbornik s opcijama kao što su umetanje novog lista, brisanje, preimenovanje, premještanje, skrivanje i obojavanje radnih listova. Ove funkcije omogućuju fleksibilno upravljanje podacima i bolju organizaciju rada.

Kako unijeti podatke u ćeliju?

Podatke unosimo jednostavno tako što kliknemo na željenu ćeliju i upišemo broj, tekst ili formulu. Primjerice, možemo unijeti cijele brojeve, datume, postotke ili tekstualne podatke. Excel automatski prepoznaje vrste podataka i prilagođava format ćelije.

Osnovne vrste podataka su:

• brojevi (cijeli, decimalni, datum, vrijeme, postotak)
• tekst (slova, kombinacija slova i brojeva)
• formule.

Brojevi i tekst su konstantne vrijednosti što znači da se njihova vrijednost nakon unosa ne mijenja. Brojevne vrijednosti Excel automatski poravnava uz desni rub ćelije, a tekstualne uz lijevi rub ćelije.

Aktivnost: Umetnite četiri radna lista i nazovite ih “četvrtak”, “srijeda”, “utorak” i “ponedjeljak”. Obrišite radni list pod nazivom “List1”. Promijenite redoslijed listova tako da idu redom kao i dani u tjednu (od ponedjeljka do četvrtka). Sakrijte radni list pod nazivom “ponedjeljak”. Kopirajte radni list “četvrtak”, premjestite ga na kraj i preimenujte ga u “petak”. Obojite nazive radnih listova.

Aktivnost: Umetnite ime i ocjenu iz matematike u prvu ćeliju A1 (npr. “Matematika” i “5”). Zatim umetnite datum današnjeg dana u ćeliju B1. Što primjećujete? Excel automatski formatira datum i usklađuje tekst.

Excel olakšava rad s različitim vrstama podataka i automatski ih prilagođava kako bi bili pregledniji i lakši za upotrebu. Ovo je vrlo korisno kada radimo s velikim količinama podataka koje zahtijevaju različite formate, poput tekstova, brojeva i datuma.

Označavanje stupaca i redaka

Na slikama se prikazuje kako u Excelu označiti jedan stupac, više stupaca, jedan redak i više redaka.

• Prva slika: Označen je stupac C. Kada kliknemo na zaglavlje stupca (slovo “C”), Excel automatski označava cijeli stupac, tj. sve ćelije unutar tog stupca. Ova funkcija je korisna kada želimo raditi sa svim podacima u jednom stupcu, bilo da ih uređujemo, brišemo ili oblikujemo.
• Druga slika: Označena su tri stupca (C, D i E). Da biste označili više stupaca, potrebno je kliknuti na zaglavlje prvog stupca, a zatim povući mišem preko drugih stupaca koje želite označiti. U ovom slučaju, označena su tri stupca od C do E. Ova funkcija je korisna kada želimo istovremeno raditi s podacima u više stupaca.
• Treća slika: Označen je jedan redak, konkretno redak 5. Kada kliknemo na broj retka s lijeve strane (broj 5), Excel automatski označava cijeli redak. Ova funkcija omogućuje rad s podacima u jednom retku, poput oblikovanja ili brisanja podataka.
• Četvrta slika: Označeno je više redaka (od 5. do 9. retka). Kako bismo označili više redaka, potrebno je kliknuti na prvi redak, a zatim povući mišem prema dolje kako bismo označili željeni raspon redaka. Ova funkcija je korisna kada radimo s podacima koji se nalaze u više redaka istovremeno.

Ove funkcionalnosti omogućuju brzu i jednostavnu manipulaciju podacima u Excelu.

Kako urediti tablicu?

Kada unesemo podatke, često ih trebamo urediti kako bi bili pregledniji.

Umetanje i brisanje redaka i stupaca, ćelija

Na slikama je prikazan način umetanja stupaca i redaka u Excelu:

1. Prva slika:
   • Označen je stupac B, i desnim klikom na zaglavlje stupca otvara se padajući izbornik. U ovom izborniku je odabrana opcija “Umetni”.
   • Kada koristite ovu metodu, novi stupac će se umetnuti s lijeve strane označenog stupca, tj. između stupaca A i B, a stupac B će se pomaknuti udesno.
   • Ako radite s redcima, novi redak će se umetnuti iznad označenog retka.
2. Druga slika:
   • Druga opcija za umetanje stupaca ili redaka nalazi se na kartici Polazno, u grupi Ćelije. Klikom na gumb “Umetni” otvara se dodatni izbornik gdje možete odabrati:
     • Umetni ćelije
     • Umetni retke lista – umetanje cijelog novog retka iznad označenog retka.
     • Umetni stupce lista – umetanje cijelog stupca s lijeve strane označenog stupca.
     • Umetni list – ako želite umetnuti cijeli novi radni list u Excel radnu knjigu.

Na isti način na koji umetnemo stupce, redke ili ćelije, možemo ih i brisati.

Ove opcije omogućuju brzu organizaciju i prilagodbu podataka, bilo da ih trebate dodati ili ukloniti, čineći rad u Excelu jednostavnim i efikasnim.

Aktivnost: Umetnite novi stupac između stupaca “Matematika” i “Datum”, upišite novu kategoriju “Povijest” i dodajte ocjenu. Sada izbrišite redak koji sadrži nevažne podatke.

Proširivanje stupaca/redaka

Na slikama je prikazano kako proširiti ćeliju kada podaci ne stanu unutar nje, što može biti problem kad je stupac ili redak preuski da prikaže sav sadržaj.

Prva slika: Prikazuje unos naziva dana u stupcima (Ponedjeljak, Utorak itd.). Možemo primijetiti da riječ “Ponedjeljak” ne stane u stupac A jer je stupac preuzak.
Rješenje ovog problema (druga slika) je proširenje stupca. Desnim klikom na zaglavlje stupca A otvara se izbornik gdje možete odabrati opciju “Širina stupca”. Ovdje možete ručno postaviti željenu širinu stupca kako bi se sav tekst vidio.

Treća slika:
1. opcija: Možete i ručno postaviti širinu stupca. Ovdje je širina stupca A postavljena na 8,43 (64 piksela), što nije dovoljno za prikaz cijele riječi, pa će biti potrebno dodatno proširiti stupac. Dođite mišem na rub između dva stupca u zaglavlju (npr. između stupca A i stupca B). Kad se kursor promijeni u strelicu koja pokazuje lijevo-desno, možete povući rub stupca lijevo ili desno kako biste ručno proširili ili suzili stupac. Na isti način, možete prilagoditi visinu retka tako što ćete doći mišem na rub između dva retka (npr. između redka 5 i 6) i povući gore ili dolje kako biste prilagodili visinu.

2. opcija: Dvostruki klik za automatsko podešavanje širine: Umjesto ručnog podešavanja, možete dvostrukim klikom između dva zaglavlja stupaca (npr. između stupca A i B) automatski prilagoditi širinu stupca na osnovu najdužeg unosa u tom stupcu. Ova metoda je brža i prilagođava stupac optimalnoj (najboljoj mogućoj) širini.

Dodatno: dijaloški okvir “Oblikuj ćelije”

U Excelu možemo detaljno oblikovati ćelije pomoću opcije Oblikovanje ćelija, do koje dolazimo klikom na pokretač dijaloškog okvira u grupi Font na kartici Polazno. Dijaloški okvir omogućuje različite opcije oblikovanja, kao što su:

• Kartica Broj:
  • Ovdje biramo kako će se podaci u ćelijama prikazivati. Primjeri uključuju prikaz brojeva, datuma, postotaka, valuta i još mnogo toga. Na primjer, ako u ćeliju upišemo broj, možemo ga prikazati kao cijeli broj, decimalni broj ili postotak.

• Kartica Poravnanje:
  • Omogućuje nam poravnanje teksta u ćeliji vodoravno (lijevo, centrirano, desno) i okomito (pri vrhu, u sredini, pri dnu). Također možemo postaviti smjer teksta (okomito, rotirano) i omogućiti opcije kao što su Prelomi tekst (kada tekst prelazi širinu stupca) ili Spoji ćelije (spajanje više ćelija u jednu).

• Kartica Font:
  • Omogućuje postavljanje stila fonta (npr. podebljano, kurziv), veličine fonta i boje fonta. Ovdje također možemo primijeniti različite efekte, poput podcrtavanja ili precrtavanja.

• Kartica Obrub:
  • Ovdje možemo postaviti obrube oko ćelija, odabrati stil linija (npr. isprekidane, pune linije) i odrediti boju obruba. Obrubi pomažu u vizualnom odjeljivanju podataka u tablici.

• Kartica Ispuna:
  • Omogućuje promjenu boje pozadine ćelije i primjenu efekata ispune ili uzoraka. Tako možemo učiniti ćelije vizualno atraktivnijima ili jasnije istaknuti određene podatke u tablici.

• Kartica Zaštita:
  • Ova opcija koristi se kada želimo zaštititi ćelije od izmjena, što je korisno kada radimo s velikim proračunskim tablicama koje dijelimo s drugima i želimo zaštititi određene dijelove od neovlaštenih izmjena.

Ove mogućnosti oblikovanja omogućuju prilagodbu izgleda i funkcionalnosti podataka u Excelu kako bi bili pregledniji i lakši za upotrebu.

Spajanje ćelija

Na slici su prikazane dvije važne funkcije oblikovanja u Excelu: poravnanje teksta i spajanje ćelija.

1. Poravnanje u sredinu (vodoravno i okomito):
   • Vodoravno poravnanje u sredinu: Tekst unutar ćelije može se poravnati tako da bude centriran između lijevog i desnog ruba ćelije. Na slici vidimo kako je naslov “PRODAJA VOĆA PO MJESECIMA” poravnat na sredinu između rubova ćelije. Ova opcija se bira u grupi Poravnanje na kartici Polazno, gdje se klikne na ikonu s dvije crte koje simboliziraju poravnanje u sredinu.
   • Okomito poravnanje po sredini: Tekst unutar ćelije može biti poravnat i okomito, tj. između gornjeg i donjeg ruba ćelije, tako da se tekst pojavljuje točno u sredini ćelije i po visini. Ova opcija osigurava da tekst bude ujednačeno prikazan unutar ćelije bez obzira na veličinu ćelije.
2. Spajanje ćelija:
   • Spajanje ćelija se koristi kada želite da se više ćelija ponaša kao jedna velika ćelija, što je korisno za izradu naslova ili zaglavlja u tablici. Na slici je spojeno nekoliko ćelija (od B2 do G2) kako bi se stvorio jedan veliki prostor za naslov “PRODAJA VOĆA PO MJESECIMA”, koji pokriva više stupaca.
   • Ova funkcija se također nalazi u grupi Poravnanje na kartici Polazno, a bira se opcija Spoji i centriraj. Time se ne samo da spajaju ćelije, nego se i tekst unutar njih automatski poravnava u sredinu.

Ove opcije omogućuju bolju organizaciju i preglednost podataka u Excel tablicama, pogotovo kada je potrebno koristiti naslove ili raditi s većim količinama teksta unutar više stupaca ili redaka.

Kako spremiti radnu knjigu?

Vrlo je važno da ne izgubimo sav rad. Naučit ćemo kako spremiti našu datoteku u Excelu, bilo da je spremamo kao novu datoteku ili želimo ažurirati postojeću.

Spremanje datoteke

Kada završimo s unosom i uređivanjem podataka, datoteku možemo spremiti koristeći naredbu “Spremi kao” (eng. Save As). Ova naredba omogućuje nam da odaberemo gdje želimo spremiti datoteku i pod kojim imenom. Također, datoteka će se spremiti s nastavkom (ekstenzijom) .xlsx, koji označava Excel radnu knjigu.

Naredbom Spremi kao možemo datoteku spremiti pod novim nazivom, a pri tome će prethodna verzija datoteke ostati sačuvana. Ako samo želimo ažurirati postojeću datoteku bez promjene naziva, koristimo naredbu “Spremi” (eng. Save), čime spremamo sve promjene koje smo napravili u postojećoj datoteci.

Ove funkcije su iznimno važne kako bismo osigurali da naš rad bude sigurno spremljen i dostupan za daljnje uređivanje ili pregled.

Izgled miša u Excelu

---

Vježbe

---

Projektni zadatak

Grupni rad

Organizirajte rad u grupama i osmislite jednostavan proračun za organizaciju školskog izleta. Uključite troškove prijevoza, smještaja, hrane i ulaznica za muzeje i sl.. Svoje rezultate prikažite u Excel tablici.

---

Zaključak

Excel je moćan alat koji omogućuje organizaciju i analizu podataka, što je ključno u svakodnevnim poslovima. Kroz ovaj alat, ne samo da učimo vještine koje će nam biti korisne u školi i na poslu, već razvijamo i analitičko razmišljanje i sposobnost donošenja zaključaka na temelju podataka.

---

ZAVRŠNI DIO

• dodatni digitalni sadržaji na e-Sfera
• Provjerite svoje znanje.

---

• Provjerite razinu razumijevanja gradiva – LISTIĆ ZA SAMOPROCJENU ZNANJA

PROVJERI SVOJE ZNANJE

1. Što su proračunske tablice?
2. Kako su ćelije organizirane?
3. Što je aktivna ćelija?
4. Što je radna knjiga i od čega se sastoji?
5. Kako unosimo podatke u ćelije?
6. Koje su osnovne vrste podataka?
7. Kako možemo umetnuti novi stupac ili redak?
8. Koji je datotečni nastavak koji označava Excel radnu knjigu?