Objekti računalne baze podataka

Ishodi

OŠ INF A.8.2. opisuje i planira organizaciju baze podataka, koristi se nekim programom za upravljanje bazama podataka za lakše pretraživanje i sortiranje podataka.
goo C.3.1. Aktivno sudjeluje u projektima lokalne zajednice.
odr A.3.4. Objašnjava povezanost ekonomskih aktivnosti sa stanjem u okolišu i društvu.

Ciljevi učenja

  • Razumjeti osnovne pojmove baze podataka i njezinih objekata.
  • Naučiti stvarati osnovne objekte baze podataka (tablice, obrasce, upite i izvješća).
  • Primijeniti baze podataka u svakodnevnom životu i lokalnoj zajednici.

UVOD

Zamislite svijet pun podataka. Kada koristimo društvene mreže, kada se prijavljujemo na natjecanja ili kad naručujemo hranu preko interneta, uvijek negdje u pozadini postoje podaci o svemu tome. Podaci mogu biti imena, brojevi telefona, adrese, ocjene, rezultati, slike i mnogo drugih stvari. Ali, kako sve te informacije držati na okupu? Kako ih pronaći kad ih trebamo?

Uzmimo za primjer popis članova u nekom sportskom klubu. Klub ima puno članova, svaki član ima svoje ime, prezime, datum rođenja, kontakt podatke i još mnogo toga. Ako sve te podatke zapisujemo na papir, lako možemo pogriješiti ili ih izgubiti. S druge strane, ako ih zabilježimo u nekom programu, možemo brzo doći do podataka o bilo kojem članu, sortirati ih prema prezimenu ili pronaći samo članove koji su se upisali ove godine (pretraživati ih).

I upravo zato koristimo baze podataka. Baza podataka je kao velika digitalna bilježnica u kojoj možemo organizirati i pohraniti sve te podatke, ali na način da ih lako pronađemo, izmijenimo i pregledamo kad god nam zatrebaju. Danas ćemo naučiti kako izgledaju ti “police i ladice” unutar baze podataka – odnosno osnovne dijelove koje baza koristi da drži sve te informacije na okupu. Tajne uspješne organizacije podataka skrivaju se u pojmovima kao što su tablice, obrasci, upiti i izvješća.

Na današnjem satu upoznat ćemo se s osnovnim objektima računalne baze podataka i njihovom praktičnom primjenom.

GLAVNI DIO

Tablica (Table), Obrazac (Form), Upit (Query) i Izvješće (Report) najčešće su korišteni dijelovi baze podataka. Postoje još i Makronaredbe i Moduli, koji su namijenjeni naprednijim korisnicima programa Access.

Sve ove objekte možemo izraditi koristeći alate koji se nalaze u grupi Stvaranje na odgovarajućoj kartici u programu.

Tablica (Table)

Tablica je osnovni objekt baze podataka. Možemo je zamisliti kao veliku Excel tablicu gdje svaki redak predstavlja jedan zapis (npr., informacije o jednom kemijskom elementu), a svaki stupac jedno polje (npr., ime, simbol, godina otkrića). Tablica nam omogućava da pohranjujemo podatke na strukturiran način.

Primjer primjene: U stvarnom životu, tablice su korisne za vođenje evidencije članova kluba, proizvoda u skladištu ili učenika u školi. Zamislite koliko bi vremena trebalo pronaći informacije o svakom članu kluba bez ovakve organizacije!

Obrazac (Form)

Obrazac je alat koji olakšava unos, pregled i ažuriranje podataka u bazi. Možemo ga usporediti s formularom koji ispunjavamo prilikom prijave na neko natjecanje ili radionicu. Omogućava unos podataka na jednostavniji način, posebno kada imamo mnogo podataka za unijeti, kao što je često slučaj u bazama podataka.

Baza podataka nije korisna ako sadrži samo nekoliko zapisa, već dobiva pravi smisao kada u nju možemo pohraniti stotine ili čak tisuće podataka. Organiziranjem tih podataka u dobro strukturiranu bazu, obrazac omogućuje korisnicima ne samo unos, već i jednostavno pretraživanje, izmjenu i brisanje podataka kada god je to potrebno.

Zašto koristimo upisne obrasce?
Unos velike količine podataka u bazu može biti zahtjevan posao i često ga nećemo obavljati sami. Možemo povjeriti unos podataka i drugim osobama koje možda ne znaju kako izraditi bazu, ali znaju brzo i točno unositi podatke. Obrazac olakšava unos, omogućava brze izmjene i brisanje podataka, čime dodatno pomaže korisnicima da rade točnije i efikasnije.

Stvaranje upisnog obrasca
Na primjeru tablice o kemijskim elementima, možete kreirati obrazac za lakši unos podataka o elementima. Time se smanjuje mogućnost pogrešaka prilikom unosa jer je obrazac prilagođen jednostavnijem i preglednijem unosu.

Za izradu obrasca možemo koristiti alate iz grupe Obrasci. Obrazac nam omogućava da za sve označene stupce tablice stvorimo sučelje za unos podataka, gdje svaki unos predstavlja jedan zapis. Nakon izrade obrasca, podatke možemo unositi odmah. Obrazac također možemo prilagoditi koristeći alate na karticama Dizajn, Razmještaj ili Oblikovanje, koje su dostupne kada je obrazac otvoren u Prikazu dizajna ili Prikazu rasporeda.

Svaki obrazac koji izradimo u bazi podataka može se prikazati na nekoliko načina. Najjednostavniji način za promjenu prikaza je desnim klikom na karticu dokumenta obrasca, nakon čega možemo odabrati jednu od tri ponuđene opcije:

  • Prikaz obrasca – služi za unos podataka u obrazac.
  • Prikaz rasporeda – omogućuje dodatne opcije za prilagodbu izgleda obrasca.
  • Prikaz dizajna – pruža detaljne alate za uređivanje i oblikovanje obrasca.

Stvaranje upisnog obrasca s pomoću Čarobnjaka za obrasce

Čarobnjak za obrasce koristi se zato što omogućuje brz i jednostavan način za izradu obrasca, bez potrebe za dubokim znanjem o dizajnu baze podataka, što je posebno korisno u školama, uredima ili drugim okruženjima gdje je potreban brz unos i organizacija podataka.

Evo nekoliko razloga zašto je koristan:

  1. Ušteda vremena: Umjesto ručnog postavljanja svakog polja, čarobnjak vam omogućava da automatski odaberete potrebna polja iz tablice ili upita. Na taj način brže kreirate obrazac.
  2. Jednostavnost korištenja: Čarobnjak vodi korisnika kroz cijeli proces izrade obrasca, korak po korak, s jasnim opcijama. To ga čini idealnim za početnike ili za one koji nemaju iskustva u dizajniranju baza podataka.
  3. Prilagodba prikaza: Čarobnjak nudi osnovne opcije dizajna, poput odabira rasporeda polja i izgleda, čime pomaže korisnicima da kreiraju obrazac koji je pregledan i vizualno organiziran.
  4. Smanjenje mogućnosti pogreške: Budući da je proces vođen i automatiziran, manje su šanse za tehničke pogreške pri izradi obrasca.
  5. Brzi početak rada: Nakon što je obrazac stvoren pomoću čarobnjaka, korisnici odmah mogu početi unositi podatke, što je posebno korisno u situacijama kada je potrebno brzo unijeti veliku količinu informacija.
  6. Dodatna prilagodba: Iako čarobnjak brzo stvara osnovni obrazac, korisnici ga kasnije mogu dodatno prilagoditi u prikazu Dizajn ili Raspored kako bi ga prilagodili specifičnim potrebama ili stilu baze podataka.

Za izradu upisnog obrasca kliknite na alat Čarobnjak za obrasce iz grupe alata Obrasci. U prozoru koji se otvori odaberite tablicu, primjerice „Kemijski elementi“. Pomoću strelica izaberite polja koja želite uključiti u obrazac – najčešće su to važna polja. Polje ID, koje se automatski numerira, možemo izostaviti jer će se samo popunjavati.

U sljedećem koraku odabiremo izgled obrasca. Proces završavamo unosom naziva obrasca, npr., „Kemijski elementi – upisni obrazac“, i klikom na gumb Završi.

Nakon kreiranja obrasca, prema potrebi, možemo ga dodatno urediti u prikazu Dizajn, gdje možemo dodati kontrole poput natpisa, čime osobama koje unose podatke objašnjavamo na koji način trebaju ispuniti pojedina polja (npr. ostavite prazno polje „Element poznat od davnina“ ako nemate podatak).

Iako je osnovna namjena obrasca unos podataka, uz pomoć navigacijskih kontrola omogućeno nam je pregledavanje zapisa, dodavanje novih zapisa, primjena filtara te pretraživanje baze po ključnim riječima.

Tipkovničke prečace za rad s upisnim obrascem:

  • Prelazak u sljedeće polje: Enter ili Tab
  • Povratak u prethodno polje: Shift + Tab
  • Spremanje zapisa: Shift + Enter
  • Ažuriranje tablice (unos podataka putem obrasca): F5

Sortiranje i filtriranje podataka

Jedna od ključnih funkcija pri radu s podacima u bazi je njihovo sortiranje (razvrstavanje) i filtriranje (izdvajanje). Sortiranje i filtriranje obično obavljamo pomoću alata Sortiranje i filtriranje koji se nalazi na kartici Polazno. Iako se podaci mogu sortirati i filtrirati i u prikazu obrasca i prikazu tablice, za bolju preglednost preporučuje se rad u prikazu tablice.

Nakon što završimo razvrstavanje ili filtriranje, pored naziva polja u tablici (npr. KemSkupina) prikazat će se oznaka u obliku lijevka. Na slici su prikazani podaci filtrirani prema kriteriju „Nemetali” u polju KemSkupina.

Upit (Query)

Upit je objekt baze podataka koji omogućava korisnicima pregled podataka iz jedne ili više tablica, uz mogućnost izdvajanja informacija prema različitim kriterijima. Pomoću upita možemo izdvojiti i sortirati podatke prema specifičnim potrebama.

Na kartici Stvaranje u grupi Upiti nalaze se alati kao što su:

  • Čarobnjak za upite – omogućuje brzo i jednostavno stvaranje upita, kao što su unakrsni upiti, upiti za pronalaženje dupliciranih podataka ili onih koji ne odgovaraju zadanim kriterijima.
  • Dizajn upita – pruža mogućnost izrade novih upita s prilagođenim prikazom i uvjetima u prikazu dizajna.

Primjer upotrebe upita:
Ako želimo iz tablice “Kemijski elementi” izdvojiti sve elemente otkrivene između 1770. i 1870. godine te ih sortirati po godini pronalaska u rastućem redoslijedu, možemo koristiti upit. U ovom slučaju, prikazat ćemo samo polja kao što su NazivElementa, SimbolElementa i GodPronalska. Ovaj zadatak može se lako obaviti uz pomoć čarobnjaka za upite.

Stvaranje upita s pomoću Čarobnjaka za upite

Za izradu upita započnite klikom na alat Čarobnjak za upite iz grupe Upiti. U dijaloškom okviru koji se pojavi odaberite opciju za jednostavni upit. Zatim, kao izvor podataka, izaberite tablicu “Kemijski elementi” i pomoću strelica odaberite polja koja želite uključiti, poput NazivElementa, SimbolElementa i GodPronalska.

U sljedećem koraku birate vrstu upita – detaljni ili sažeti, i unosite naziv upita, primjerice “Kemijski elementi pronađeni od 1770. do 1870.”. Klikom na gumb Završi upit će se kreirati i prikazati u tabličnom prikazu s odabranim kemijskim elementima.

Da biste dodatno podesili upit, u Prikazu Dizajna u polje GodPronalska unesite kriterij >1770 And <1870, a u stupcu Sortiranje postavite opciju Uzlazno. Na kraju, za prikaz rezultata odaberite prikaz podatkovne tablice i rezultati će biti vidljivi u obliku tablice.

rješenje

Izvješće (Report)

Izvješće je objekt baze koji omogućava izradu sažetaka i prikaz podataka za ispis ili slanje. To je kao da radimo izvještaj za školu ili analizu za projekt. Na primjeru tablice o kemijskim elementima, možemo generirati izvješće koje prikazuje sve elemente prema određenim kriterijima.

Stvaranje izvješća pomoću Čarobnjaka za izvješća

Uz pomoć Čarobnjaka možemo brzo kreirati sažetak informacija iz baze, koji je spreman za ispis ili slanje putem e-pošte.

Za početak izrade izvješća odaberite alat Čarobnjak za izvješća iz grupe Izvješća. U dijaloškom okviru potrebno je odabrati izvor podataka, što može biti tablica ili upit, te iz popisa dostupnih polja odabrati ona koja želimo prikazati u izvješću.

Sljedeći korak omogućava nam da postavimo razine grupiranja (npr., prema polju KemSkupina) i odredimo redoslijed sortiranja prema odabranom polju, bilo uzlazno ili silazno. Zatim biramo stil prikaza izvješća – stupnjevito, blok ili struktura – te orijentaciju, portret ili pejzaž. Na kraju unosimo naziv izvješća, primjerice „Kemijski elementi – izvješće“.

Klikom na gumb Završi prikazat će se upravo kreirano izvješće.

Izvješće možemo pregledati na ekranu ili ispisati. Također, izvješće je moguće izvesti u različite formate, poput Excel, tekstualne datoteke, PDF ili XPS dokumenta, pripremiti za slanje e-poštom ili dodatno obraditi u Word ili HTML formatu koristeći alat Dodatno.

Vježbe

Vježba 1: Baza podataka “Kemijski elementi”

  • Zadatak: Nastavite stvarati bazu podataka (od prošlog sata) prema koracima s nastavnog listića.

Vježba 2: Objekti baze podataka

  • Zadatak: Stvori bazu podataka prema nastavnom listiću.

Zaključak

U ovoj lekciji naučili smo kako baze podataka organiziraju i olakšavaju rad s velikim količinama podataka. Upoznali smo se s osnovnim objektima kao što su tablice, obrasci, upiti i izvješća, te kako ih koristiti za unos, pretraživanje i prikaz podataka. Razumjeli smo da alati poput čarobnjaka uvelike pojednostavljuju izradu upita i izvješća, omogućavajući nam brzo i točno pronalaženje informacija. Znanje o bazama podataka korisno je ne samo za organiziranje podataka u školi već i za svakodnevni život, od vođenja popisa do analize informacija koje nas okružuju.

ZAVRŠNI DIO

  • Provjerite svoje znanje. – KAHOOT KVIZ
  • dodatni digitalni sadržaji na e-Sfera
  • Provjerite svoje znanje.

  • Provjerite razinu razumijevanja gradiva – LISTIĆ ZA SAMOPROCJENU ZNANJA

PROVJERI SVOJE ZNANJE

  1. Koje objekte baze podataka poznajete?
  2. Objasnite što je tablica i koja je njezina uloga u bazi podataka?
  3. Što je obrazac i čemu služi?
  4. Što je upit i za što ga stvaramo?
  5. Što je izvješće i čemu ono služi?
  6. Koji alat na kartici Stvaranje stvara nove objekte baze?
  7. Kojim se izvorima podataka najčešće koristimo pri stvaranju izvješća?
  8. Koji je najjednostavniji način za stvaranje upita i izvješća?
  9. Je li nužno uvijek odabrati sva polja pri stvaranju upita i izvješća?
  10. Koji je glavni razlog stvaranja izvješća?
  11. Možemo li izvješće poslati e-poštom?